No es común que los sistemas de informes y evaluación de los donantes o proveedores de asistencia sean muy estimados: con frecuencia son considerados por donatarios como condición a cumplir o forma de ‘vigilancia’. Pero aparentemente ese no es el caso de la Fundación Interamericana: la IAF obtuvo mejores opiniones de sus donatarios sobre su sistema de informes y evaluación que las otras ~300 fundaciones que también fueron analizadas por el Center for Effective Philanthropy (CEP). Tanto en 2011 como en 2014, la IAF pidió al CEP que solicitara opiniones anónimas de nuestros donatarios sobre varios aspectos de nuestro trabajo, del mismo modo que el CEP lo ha hecho para otras muchas fundaciones. Entre las preguntas que planteó CEP, se encuentra la siguiente:

“¿Qué tan útil fue participar en el proceso de informes/evaluación de la fundación para el fortalecimiento de la organización/programa financiado con la donación?”

En ambas ocasiones, la IAF obtuvo las mejores calificaciones registradas por el CEP para esta pregunta. Más aun, la IAF aparece en primer lugar en esta medición con cierto margen. Los encuestados pueden responder desde 1 (“de ninguna utilidad”) hasta 7 (“extremadamente útil”), y en 2014, la IAF obtuvo la nota 6,00; los donantes que quedaron en segundo y tercer lugar obtuvieron las calificaciones de 5,80 y 5,72.

Giving Evidence entidad que trabaja para alentar el hecho filantrópico de donar sobre la base de una evidencia sólida, investigó el sistema.

Como se explicó en una publicación anterior, el modelo de la IAF difiere de lo usual en involucrarla con los donatarios más que la mayoría de los otros donantes, visitando varias veces a cada uno y proporcionando un evaluador que los visita bianualmente para ayudar a establecer el sistema de datos y verificar los datos presentados por los donatarios. La IAF posee además un conjunto de criterios de mediciones particularmente amplio, y permite que los donatarios elijan lo que van a utilizar.

El proceso ayuda

El hallazgo principal de la investigación de Giving Evidence es que el sistema de informes y evaluación es parte de la intervención. Aunque esto puede sonar como algo obvio, no es la forma típica en que los donantes conceptualizan lo concerniente a informes y evaluación; estos tienden a estar separados de la intervención común, monetaria o no monetaria, del donante.

Pero los donatarios de la IAF parecen obtener beneficios considerables a través del sistema de informes y evaluación. Uno de ellos son los datos: muchos de los donatarios señalaron que no habían tenido en absoluto un sistema de manejo de datos antes de la participación con la IAF, y que el requisito de presentar informes, y la ayuda para obtener un sistema de recolección de datos receptivo, hizo que ellos estén ahora en condiciones de tomar decisiones informadas en base a datos. Todos los donatarios que entrevistamos (nueve) calificaron la validez para ellos de los datos con por lo menos 7 puntos de 10.

“Anteriormente, nosotros nos hubiésemos manejado sin recolectar estos datos. No pensábamos que eso era importante. Pero ahora sí, y nosotros lo haríamos independientemente de que sea el requisito de un donante”.

La auditoría financiera es el componente del sistema de informes y evaluación altamente valorado por los donatarios. Esto también fue una sorpresa ya que normalmente la auditoría financiera no es considerada como parte del proceso de informes y evaluación. Esto concuerda con otros resultados de que el sistema de la IAF ayuda a los donatarios obtener:

Capacidad: los donatarios aprenden a recolectar, manejar, interpretar, presentar y utilizar datos. Esto es especialmente importante para organizaciones con menores niveles de destreza desarrollada en gestión y análisis, y las que previamente no han realizado en absoluto recolección de datos.

Confianza / ímpetu: en su habilidad para recolectar datos, y en que sus datos son precisos y completos. Algunos donatarios consideran que esto es útil en su trato con otras organizaciones, por ejemplo, otros donantes.

Credibilidad: con sus beneficiarios / comunidades, y con otras organizaciones. Términos tales como ‘responsabilidad’ y ‘transparencia’ fueron utilizados con frecuencia.

Estos beneficios son más apreciados por los donatarios que están en las primeras etapas de la curva de aprendizaje. Participamos con los entrevistados en un juego en el cual se les dio dinero ficticio que ellos podían gastar ya sea en las varias partes del proceso de informes y evaluación o guardarla para programas: la mayoría (6 de 9) preferiría tener el proceso de informes y evaluación antes que el dinero equivalente para sus programas. Teniendo en cuenta la impopularidad de los procesos de informes de la mayoría de los donantes, este índice es notablemente elevado.

El marco de la elaboración de informes y las propias mediciones no resultaron tremendamente populares o influyentes, pero las visitas de los evaluadores sí lo fueron, integrándose al desarrollo del conocimiento y las destrezas de los donatarios:

Su papel no es encontrar errores. Ellos están aquí para ayudarnos a desarrollarnos con más solidez y mejorar.

Las recomendaciones hechas por la IAF también las aplicamos a todos nuestros proyectos. Estas nos ayudan a mejorar nuestros sistemas administrativos. Cuando el proyecto concluya, nosotros continuaremos con estas prácticas…

Las observaciones y críticas… del evaluador… son útiles para que nosotros mejoremos y para que veamos las cosas que nos podrían pasar desapercibidas.

Implicaciones para la IAF y para otros donantes

Un proceso de informes y evaluación de contacto intensivo puede ser útil cuando se trata con organizaciones de base pequeñas. Algunas organizaciones de base declararon tener poca destreza con datos – y lo demostraron en nuestros ejercicios numéricos – que nosotros cuestionaríamos la precisión, significado y utilidad de los datos que ellos brindan a los donantes si es que no se les brinda apoyo. A la inversa, las organizaciones que son más sofisticadas y avanzadas en la curva del aprendizaje ganan menos de un proceso de contacto intensivo; algunas podrían requerir menos apoyo y otras podrían no necesitar apoyo alguno. Sería conveniente clasificar o segmentar a los donatarios dependiendo del nivel y tipo de apoyo que precisan.

El estudio completo está publicado aquí. La IAF y Giving Evidence confían en que esto sea de utilidad para otros donantes, y también alientan a otros donantes a compartir datos sobre su propio desempeño y sus hallazgos para mejorar la práctica de la concesión de donaciones en todo este ámbito.

Caroline Fiennes es Directora de