Michael Campbell ha sido auditor de la IAF durante los últimos 15 años. 

Preparación para el éxito

Al ser una agencia federal, tenemos el compromiso de garantizar que nuestros donatarios utilicen eficazmente la inversión de la IAF para los proyectos de desarrollo de base que diseñan e implementan. Aunque nuestras donaciones son lo bastante pequeñas para que no estemos obligados a auditarlas, lo hacemos porque queremos usar el dinero de los contribuyentes de Estados Unidos de manera efectiva, además de desarrollar las capacidades de nuestros donatarios. Para la mayoría de nuestros donatarios, la donación de la IAF es la primera vez que reciben fondos del gobierno de EE.UU.

Tomando eso en cuenta, nos aseguramos de que los grupos de base cuenten con las herramientas necesarias para tener éxito con las donaciones de la IAF. Contratamos contadores públicos certificados en los países latinoamericanos y en el caribe para familiarizar a los donatarios de la IAF con los requisitos a los que deben ceñirse para cumplir con sus acuerdos de donación y con el proceso de auditoría. Los nuevos donatarios se reúnen con los auditores antes de recibir fondos de la IAF. Reciben plantillas que les ayudan a mantener un control de los recursos de la IAF y de las contrapartes, y se les recuerda cuáles son los controles internos necesarios, qué tipos de documentos se necesitan como evidencias, y por qué. 

«En ese sentido, nuestra función es en gran medida preventiva».  «Informamos a los donatarios por adelantado sobre los errores potenciales que pueden cometer al administrar los fondos, para que sepan cómo evitarlos».

Manejo de una auditoría

Una auditoría puede no parecer un tema interesante, pero en la IAF nuestro proceso de auditoría es un componente esencial de lo que prepara a nuestros donatarios para la sostenibilidad y el éxito. Cuando una donación está en curso, el auditor local visita al donatario para revisar las cuentas y las políticas que garantizan el cumplimiento con el acuerdo de donación, con las leyes locales aplicables y con los reglamentos del gobierno de EE. UU. Se revisan las finanzas, las estructuras de administración, los expedientes de personal y los mecanismos para informar.

«Cuando llegamos, el donatario nos proporciona la información solicitada: facturas, recibos, recibos de nómina, cheques, confirmaciones de terceros como evidencia del uso que se dio a los fondos de la IAF, e iniciamos la revisión de documentos y nuestra observación», explica el contador Carlos Álvarez Balbás, cuyo despacho ha auditado a los donatarios mexicanos por muchos años. «Muchas donaciones incluyen fondos para equipo, así que verificamos que esté presente. Cuando las donaciones incluyen recursos para microcréditos, visitamos a los prestatarios para confirmar que recibieron el dinero, que están de acuerdo con el monto que el donatario dice que deben, y que el préstamo se usó de la forma acordada».

Todos los donatarios de la IAF invierten sus propios recursos en los proyectos financiados por la IAF, o movilizan fondos de otros donadores, o hacen ambas cosas, y lo reflejamos en el acuerdo de donación. En el año fiscal 2020, los donatarios comprometieron USD 120.4 millones en efectivo y recursos en especie para sus proyectos, superando nuestra propia inversión de USD 98.5 millones. «Se supone que la convergencia de todos estos recursos genera el éxito», explicó Álvarez Balbás, «y si un donatario no aporta una parte significativa de la contraparte prometida, se podría reflejar en nuestro informe».

Del mismo modo, los auditores revisan los sistemas internos del donatario para reducir la posibilidad de errores y el mal uso de los fondos, y para garantizar que los recursos tengan las protecciones adecuadas y se usen de forma eficiente.

El personal de los donatarios recibe un borrador del informe del auditor y puede responder a las conclusiones antes de que sean definitivas. También deben estar preparados para responder a lo que un auditor puede considerar gastos y prácticas cuestionables.

Seguimiento después de una auditoría

Una auditoría sin observaciones confirma que el donatario está cumpliendo su acuerdo de donación. Sin embargo, si un auditor identifica cualquier problema, la IAF siempre le da seguimiento.

«En la IAF, con frecuencia usamos los problemas como un punto de inicio para trabajar con el donatario y remediar las debilidades identificadas», dijo Jenny Petrow, representante sénior de la fundación.

Un representante o enlace local de la IAF podría, por ejemplo, identificar a un contratista o un donatario diferente para ayudar a reconciliar cuentas o preparar estados financieros. Por ejemplo, si no se han utilizado los fondos según los términos del acuerdo, el representante podría indicar al donatario que reembolse a la cuenta bancaria y entregue un comprobante del depósito. La próxima vez que acuda el auditor, «lo primero que hacemos es verificar si el donatario siguió las recomendaciones para resolver los problemas identificados», dice Álvarez Balbás.

Solamente el 2.6% de los donatarios de la IAF auditados han sido objeto de informes que identifican problemas significativos. Estos problemas, que con frecuencia se relacionan con controles internos, siempre se resuelven antes de que la donación reciba fondos adicionales. El resultado es una organización mejor administrada que puede satisfacer eficientemente las necesidades de su comunidad.

Pero si un auditor determina que han ocurrido actos ilícitos graves, el modelo ágil y flexible de la IAF nos permite resolver rápidamente la situación. Congelamos la capacidad del donatario para gastar fondos de la donación, investigamos el caso e informamos los problemas a la Oficina del Inspector General. También convocamos a nuestro comité de vigilancia, que en ese punto puede decidir cancelar la donación. En ese caso, la organización cuya donación fue cancelada también puede tener que devolver los fondos no erogados y entregar los activos comprados con recursos de la IAF, como computadoras y otros equipos de oficina.

En la gran mayoría de las ocasiones, cuando el personal del donatario se entera de lo que se espera de ellos, lo hacen bien. «Hemos visto cómo el ejercicio de la auditoría desarrolla las habilidades administrativas que permiten que un grupo de base administre sus propios recursos, o los recursos de otro donador, o recursos de una organización más grande», dijo Álvarez Balbás.

Añadir valor para todos los involucrados

Para el donatario, la interacción con el auditor se ha convertido en un valor añadido a